De verantwoordelijke voor de verwerking is:
COUTOT-ROEHRIG SA
21 boulevard St Germain   75005 PARIS
01 44 41 80 80

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens uitsluitend voor de volbrenging van de opdrachten die ons worden toevertrouwd in het kader van de volgende activiteiten:

• Zoeken naar erfgenamen op initiatief van een opdrachtgever.
• Beheer van de successies in de hoedanigheid van vertegenwoordigers van de erfgenamen
• Zoeken naar de begunstigden van onopgeëiste rekeningen en levensverzekeringscontracten zonder rechthebbenden conform de wet Eckert[2]
• Controles van de erfopvolging
• Zoeken naar de oorsprong van de eigendom van vacante eigendommen
• Verrijking en vergroting van de betrouwbaarheid van gegevens

[2] De wet relatief aan de inactieve banktegoeden en de levensverzekeringscontracten zonder rechthebbenden, de zogenaamde wet Eckert, is een Franse wet uitgevaardigd in juni 2014 als logisch gevolg van de controle door de Staat gestart in 2008, van het beheer van de inactieve banktegoeden.

Overeenkomstig het artikel 6 van de GDPR, berust de verwerking van de persoonsgegevens op:

• Een contractuele basis voor de openbaring van successies, activa of rechtvaardiging van rechten, de mandaten voor de vertegenwoordiging van de erfgenamen.
• De vervolging van onze rechtmatige belangen:
  • De uitvoering van een mandaat ontvangen van een notariskantoor, een bank, een verzekeraar of een persoon die een rechtstreeks of rechtmatig belang heeft.
  • Het bewaren van het bewijs van de regeling van een successie of andere transacties voor de regeling van de successie
  • Het beheer van de databases en archieven met het oog op de genealogische zoekacties.

Om onze opdracht te volbrengen, kunnen we verschillende categorieën van persoonsgegevens moeten verzamelen over de erfgenamen, hun familieleden en opdrachtgevers. Het gaat om de volgende informatie:

• Identificatie- en contactgegevens
• Identiteitsbewijs
• Gezinssituatie
• Verwantschap met de erfgenaam
• Complete burgerlijke stand (aktes…)
• Financiële elementen betreffende het reglement (bankgegevens…)

Het gezondheidsgegeven verbonden met een eventuele handicap wordt enkel verwerkt met de voorafgaande goedkeuring van de betrokken persoon, en enkel wanneer dit noodzakelijk is voor de uitbetaling van een successie met het oog op de boeking van de bijhorende belastingvoordelen.

De gegevens die wij ververken kunnen rechtstreeks bij de betrokken personen verzameld worden aan de hand van het contactformulier op onze website of onze fiche met familiegegevens.

Het verzamelen gebeurt tevens op onrechtstreekse wijze via een van de gezinsleden van de betrokken persoon die onze fiche met familiegegevens ingevuld heeft of via onze interne databases vanaf vrij communiceerbare administratieve documenten, documenten die rechtmatig verworven zijn bij derden, met name:

• Lokale arhieven (registers van burgerlijke stand, tienjarige tabellen …);
• Databases overlijdensberichten pers;
• Hypothécaire gegevens;
• Geboorte- en overlijdensbestanden van INSEE;
• Verwantschapsbestanden ;
• Databases van de volkstellingen;
• Registers met serienummers;
• Registraties (gegevens van opvolging en afwezigheid), opvolgingstabellen;
• Telefoongidsen ;
• Oude electorale bestanden ;
• Een extract van de SIV.

De onderneming COUTOT-ROEHRIG is erkend (licentie n°2019-165 van 22 oktober 2019) door het Ministerie van Binnenlandse Zaken (art. L.330-5 van het verkeersreglement) en beschikt derhalve over een licentie voor de verwerking van de persoonsgegevens afkomstig van de SIV voor onderzoeksdoeleinden en commercieel onderzoek.

Voor de bovenstaande doeleinden, kunnen wij de persoonsgegevens meedelen enkel in de volgende omstandigheden:

• Intern: Aan de medewerkers belast met de verwerking van de persoonsgegevens et gebonden door een vertrouwelijkheidsplicht.
• Aan onze onderaannemers en opdrachtgevers:
  • De partners, dienstverleners en onderaannemers die activiteiten volbrengen voor onze rekening, met name de correspondenten die zoektochten verrichten in het buitenland voor onze rekening, privéagenten die een persoon zoeken en lokaliseren of elke andere derde opdrachtgever die een rechtstreeks of rechtmatig belang heeft bij de identificatie van erfgenamen of de regeling van een successie.
  • INSEE voor de identificatie van de overlijdens afkomstig van het Répertoire National d’Identification des Personnes Physiques.
  • De notarissen, banken en verzekeraars die ons aanstellen.
• Aan onze IT-dienstverleners: wanneer nodig (onderhoud, depanneren)
• Aan limitatief gevestigde derden:
  • Overheidsinstanties op vraag en in de condities voorzien door de wet.
  • De gereglementeerde beroepen zoals advocaten, notarissen of accountants.

In het kader van onze activiteiten, kan het gebeuren dat we genealogische zoektochten moeten verrichten buiten de Europese economische zone, waarbij we soms persoonsgegevens buiten deze zone moeten bekendmaken.

• De Europese Commissie heeft een adequaatheidsbesluit genomen zodat aan dit land de erkenning van een niveau van bescherming van de persoonsgegevens wordt toegekend dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese Economische Zone, en de gegevens worden derhalve op deze grondslag overgemaakt. 
• Gezien het niveau van bescherming niet erkend is als adequaat door de Europese Commissie, passen wij samen met onze partners gepaste garanties toe om borg te staan voor de bescherming van de persoonsgegevens. We denken hierbij aan typische contractuele clausules. Om bijkomende informatie te verkrijgen, kunt u ons een schriftelijke vraag richten. 
• In geval van gerichte communicatie aan onze partners, wanneer dit noodzakelijk is in het belang van de personen betrokken bij de genealogische zoektochten, kunnen de transfers berusten op het artikel 49.1. van het GDPR betreffende de uitzonderingen in geval van bijzondere situaties. Om bijkomende informatie te verkrijgen, moet ons een schriftelijke vraag worden gericht.

Als verantwoordelijke voor de verwerking, neemt COUTOT-ROEHRIG SA alle nodige maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te vrijwaren, met name om te voorkomen dat ze beschadigd worden of dat onbevoegde derden er toegang tot krijgen. Daarom garanderen we de fysieke beveiliging van de panden waarin onze informaticasystemen zijn ondergebracht.

Wij voeren gepaste organisatorische en technische maatregelen in. Algemeen, beschermen wij de persoonsgegevens door rekening te houden met de gevoeligheid van de informatie in kwestie en de mogelijke risico’s verbonden met de verwerking ervan. Wij stellen alles in het werk om borg te staan voor de vertrouwelijkheid, de integriteit, de beschikbaarheid en de flexibiliteit van de gegevens. Wij bewaren de gegevens in informatiesystemen die een gepast niveau van beveiliging bieden, waartoe de toegang beveiligd, beperkt en geregistreerd is en ondertekenen strikte vertrouwelijksheidsovereenkomsten met alle personen die betrokken zijn bij de verwerking van de gegevens voor onze rekening.

Wij garanderen dat alle personeelsleden en alle personen die betrokken zijn bij de verwerking van de gegevens de regels voor de bescherming van de gegevens respecteren en zich verbinden tot de vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens. Wij garanderen verder dat onze onderaannemers en partners respect dragen voor de regels inzake de bescherming van de persoonsgegevens.

Met het oog op de bovenstaande doeleinden, worden de persoonsgegevens bewaard in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen die van kracht zijn.

De genealogische gegevens (in het bijzonder de burgerlijke staat en de gegevens) verzameld in het kader van onze activiteiten van genealogie voor erfopvolging en het zoeken naar de begunstigden van onopgeëiste levensverzekeringscontracten en bankrekeningen zonder rechthebbenden kunnen 75 jaar na afsluiten van de dossiers bewaard worden teneinde latere zoektochten in het kader van een nieuw mandaat te vergemakkelijken. Deze gegevens worden niet bekendgemaakt; alleen de genealogen-onderzoekers van COUTOT-ROEHRIG hebben toegang tot deze gegevens voor hun zoekacties.

Na deze periode, zijn de gegevens bewaard door COUTOT-ROEHRIG die van de burgerlijke staat van elke burger in overeenstemming met de Franse wet n° 78-753 van 17 juli 1978, gecodeerd in het boek III van het wetboek dat de relaties regelt tussen het publiek en het bestuur (CRPA) met het principe van de vrijheid van toegang tot de administratieve documenten.

De persoonsgegevens verzameld in het kader van onze activiteiten van betrouwbaarheid en verrijking van de gegevens worden maximum één jaar bewaard na het afsluiten van het dossier, vooraleer te worden gearchiveerd voor een duur van vijf jaar in tussentijdse archieven om te worden gebruikt in eventuele geschillen.

Overeenkomstig de gewijzigde Franse Wet « Informatique et Libertés » van 6 januari 1978 en de Europese richtlijn 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens, beschikken de personen op een recht op toegang en correctie van de informatie die hen aanbelangt en een recht op verzet en beperking van de verwerking, overdraging en wissen in het kader toegelaten door de Europese Richtlijn.

De personen kunnen al deze rechten uitoefenen via post, vergezeld van een identiteitsbewijs, gericht aan:

COUTOT ROEHRIG
Direction Organisation et Qualité
21 Boulevard Saint Germain
75005 PARIS

Wat de gegevens afkomstig van de SIV betreft, de personen kunnen hun toegangsrecht tot de persoonsgegevens rechtstreeks uitoefenen bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken: delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr. Overeenkomstig het artikel R.330-11 van de wegcode, hebben de betrokken personen het recht zich te verzetten tegen de mededeling tegen derden van hun persoonsgegevens, met het oog op het hergebruik ervan voor onderzoeken of direct marketing. Hij wendt zich tot het Ministerie van Binnenlandse Zaken per e-mail op het volgende adres: https//immatriculation.ants.gouv.fr, rubrieken « Mijn omgeving/Mijn voertuigomgeving/Een nieuwe vraag indienen/Ik wens een nieuwe vraag in te dienen/een wijziging van mijn persoonlijke situatie melden/mijn recht van verzet wijzigen ». Voor elke vraag betreffende de uitoefening van de rechten of de verwerking van de gegevens kan contact worden genomen met de Functionaris voor de gegevensbescherming bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken op het volgende adres: E-mail: delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr ; Per post: Ministerie van Binnenlandse Zaken, ter attentie van de Functionaris voor de gegevensbescherming, Place Beauvau 75800 Paris Cedex 08.

De personen kunnen, als ze dit nodig achten en na contact met ons te hebben opgenomen, een klacht indienen bij de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

De onderneming COUTOT-ROEHRIG stelde een functionaris voor de gegevensbescherming aan die bereikbaar is op het e-mailadres dpo[at]coutot-roehrig.com voor nuttige informatie.

Wij behouden ons het recht voor onze veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van de gegevens te wijzigen of aan te passen, met name als gevolg van de technologische, technische of reglementaire ontwikkelingen. De personen worden via onze site www.coutot-roehrig.com op de hoogte gebracht en kunnen rechtstreeks kennisnemen van de laatste versie.

De onderneming COUTOT ROEHRIG plaatste de vestigingen van Parijs en Lyon onder videobewaking om borg te staan voor de veiligheid van het personeel en de bezittingen. De wettelijke basis van de verwerking is het rechtmatig belang. De medewerkers en bezoekers van de onderneming kunnen ook occasioneel gefilmd worden.

De beelden kunnen in geval van een ongeluk worden bekeken door het personeel van de onderneming COUTOT-ROEHRIG (IT-afdeling of dienst Human Resources) en de ordediensten.

De beelden worden maximum een maand bewaard.

Bij een incident verbonden met de veiligheid van de personen en goederen, kunnen de beelden van de videobewaking evenwel uit het apparaat worden genomen en worden bewaard op een andere drager gedurende de tijd die nodig is voor de regeling van de procedures verbonden met het incident. Ze zijn dan toegankelijk enkel voor de personen die bevoegd zijn in deze context.

De rechten van de personen worden uitgeoefend zoals de andere verwerkingen op basis van het vorige artikel.

Lees de pagina Cookiebeleid (EU)