Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
COUTOT-ROEHRIG SAS
21 Boulevard St Germain, F – 75005 PARIS
+33 1 44 41 80 80

Wir erheben und verwenden personenbezogene, für die Erfüllung der uns übertragenen Aufgaben im Rahmen unserer Tätigkeit nötige Daten für folgende Zwecke:

• Suche nach Erben auf Antrag eines Auftraggebers
• Verwaltung von Nachlässen im Auftrag von Erben
• Suche nach Begünstigten nicht beanspruchter Konten und nicht beanspruchter Lebensversicherungspolicen nach dem Eckert-Gesetz [2]
• Nachlassprüfungen
• Erforschung der Herkunft des Eigentums an leerstehenden und eigentümerlosen Liegenschaften
• Datenanreicherung und -zuverlässigkeit

[2] Das Gesetz zu inaktiven Bankkonten und ruhenden Lebensversicherungen, das so genannte Eckert-Gesetz, ist ein französisches Gesetz, das im Juni 2014 als logische Fortsetzung der 2008 aufgenommenen staatlichen Kontrolle der Verwaltung inaktiver Bankkonten erlassen wurde.

Die Datenverarbeitung basiert gemäß Artikel 6 DSGVO auf:

• Der vertraglichen Grundlage für die Offenlegung von Nachlässen, Vermögenswerten oder den Nachweis von Rechten und Mandaten zur Vertretung von Erben
• Der Verfolgung unserer berechtigten Interessen, die folgendes umfassen:
  • Ausführung eines Auftrags, der von einem Notariat, einer Bank, einem Versicherer oder einer Person mit einem direkten und berechtigten Interesse erteilt wurde
  • Beweissicherung für die Abwicklung eines Nachlasses oder anderer Abwicklungsvorgänge
  • Verwaltung von Datenbanken und Archiven für genealogische Forschungszwecke

Zur Erfüllung eines Auftrages müssen wir möglicherweise verschiedene Kategorien personenbezogener Daten über Erben, ihre Familien und Auftraggeber erfassen. Dazu gehören die folgenden Informationen:

• Identifikation und Kontaktinformationen
• Identitätsnachweis
• Familienstand
• Verwandtschaftsverhältnis zum Erblasser
• Vollständiger Personenstand (Urkunden u.dgl.)
• Finanzielle Elemente im Zusammenhang mit der Zahlungsvorgängen (Kontendaten u.dgl.)

Gesundheitsdaten, die sich auf eine mögliche Behinderung beziehen, verarbeiten wir nur mit vorheriger Zustimmung der betroffenen Person, und auch nur, wenn dies für die Abwicklung eines Nachlasses zur Berücksichtigung der entsprechenden Steuerfreibeträge erforderlich ist.

Die von uns verarbeiteten Daten werden direkt bei der betroffenen Person über unser Kontaktformular auf unserer Website oder unser Familieninformationsblatt angefragt.

Die Datenerfassung erfolgt ebenfalls indirekt über Familienangehörige der betroffenen Person, die unseren Familienfragebogen ausgefüllt haben, oder über unsere internen Datenbanken, die aus frei zugänglichen Verwaltungsunterlagen und rechtmäßig von Dritten erworbenen Dokumenten bestehen, insbesondere:

• Lokale Archivdatenbanken (Personenstandsregister, Zehnjahrestabellen usw.)
• Pressearchive zu Todesanzeigen
• Hypothekendaten
• INSEE Geburts- und Sterberegister
• Abstammungsnachweise
• Daten aus Volkzählungen
• Immatrikulationsverzeichnisse
• Registrierungen (Nachfolge- und Abwesenheitsdaten), Nachfolgetabellen
• Telefonverzeichnisse
• Alte Wählerlisten
• KFZ-Zulassungsstelle

Als vom Innenministerium zugelassenes Unternehmen (Lizenz Nr. 2019-165 vom 22. Oktober 2019) verfügt COUTOT-ROEHRIG über eine Lizenz zur Verarbeitung personenbezogener Daten der Führerscheinzulassungsstelle zum Zwecke von Erhebungen und kommerziellen Ermittlungen.

Zur Erfüllung der oben genannten Zwecke dürfen wir personenbezogene Daten nur weitergeben an:

• Intern: Zur Verarbeitung personenbezogener Daten bevollmächtigte und zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeiter
• An unsere Unterauftragnehmer und Auftraggeber, nämlich:
  • Partner, Dienstleister und Unterauftragnehmer, die in unserem Auftrag tätig werden, insbesondere Korrespondenten, die in unserem Auftrag im Ausland recherchieren, private Vermittler für die Suche und das Auffinden einer Person oder sonstige Dritte, die ein unmittelbares oder berechtigtes Interesse an der Ermittlung von Erben oder der Abwicklung eines Nachlasses haben
  • Das INSEE zur Identifizierung von Todesfällen aus dem Nationalen Register zur Identifizierung von natürlichen Personen
  • Die Notare, Banken und Versicherungsgesellschaften, die uns beauftragen
• An unsere IT-Dienstleister:  bei Bedarf (Wartung, Reparaturarbeiten)
• An eine begrenzte Anzahl von Dritten:
  • Öffentliche Einrichtungen auf Anfrage und unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen
  • Reglementierte Professionelle wie Rechtsanwälte, Notare oder Wirtschaftsprüfer

Im Rahmen unserer Tätigkeit führen wir bisweilen auch genealogische Forschungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes durch, was unter Umständen dazu führen kann, dass wir in diesem Rahmen personenbezogene Daten nach außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln müssen.

• Wenn die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat, der diesem Land ein dem Europäischen Wirtschaftsraum gleichwertiges Schutzniveau für personenbezogene Daten zuerkennt, werden die betreffenden Daten auf ebendieser Grundlage übermittelt. 
• Wenn das Schutzniveau von der Europäischen Kommission nicht als angemessen anerkannt wird, wenden wir bei unseren Vertragspartnern angemessene Garantien, insbesondere durch Standardvertragsklauseln, an, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Weitere Informationen hierzu senden wir Ihnen gerne auf schriftliche Anfrage an uns. 
• Im Falle von Ad-hoc-Kommunikationen mit unseren Partnern – insofern dies im Interesse der betroffenen Personen für genealogische Forschungen erforderlich ist – können Übermittlungen auf der Grundlage von Artikel 49.1. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der sich auf Ausnahmeregelungen für besondere Situationen bezieht, erfolgen. Weitere Informationen hierzu senden wir Ihnen gerne auf schriftliche Anfrage an uns.
• Als Inhaberin der Datenverarbeitung ergreift COUTOT-ROEHRIG SA alle erforderlichen Maßnahmen, um die Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass diese in irgendeiner Form missbraucht werden oder unbefugten Dritten zugänglich sind. Zu diesem Zweck unternehmen wir alle Anstrengungen, um die physische Sicherheit der Gebäude zu gewährleisten, in denen unsere Computersysteme untergebracht sind.
• Unter Einsatz der geeigneten organisatorischen und technischen Maßnahmen bemühen wir uns stets um den Schutz personenbezogener Daten, wobei wir die Sensibilität der betreffenden Informationen und die potenziellen Risiken, die mit deren Verarbeitung verbunden sind, berücksichtigen. Wir setzen sämtliche adäquaten Mittel zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Datenresilienz ein. Wir sorgen dafür, dass die Daten in Informationssystemen mit einem angemessenen Sicherheitsniveau gespeichert werden, deren Zugang geschützt und eingeschränkt sowie protokolliert wird, und schließen überdies mit sämtlichen Personen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, strenge Vertraulichkeitsvereinbarungen ab.
• Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeiter und Personen, die an der Datenverarbeitung beteiligt sind, sämtliche Datenschutzbestimmungen einhalten und sich verpflichten, die verarbeiteten Daten vertraulich zu behandeln. Ebenfalls stellen wir sicher, dass unsere Unterauftragnehmer und Partner die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten genauestens einhalten.

Als Inhaberin der Datenverarbeitung ergreift COUTOT-ROEHRIG SA alle erforderlichen Maßnahmen, um die Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass diese in irgendeiner Form missbraucht werden oder unbefugten Dritten zugänglich sind. Zu diesem Zweck unternehmen wir alle Anstrengungen, um die physische Sicherheit der Gebäude zu gewährleisten, in denen unsere Computersysteme untergebracht sind.

Unter Einsatz der geeigneten organisatorischen und technischen Maßnahmen bemühen wir uns stets um den Schutz personenbezogener Daten, wobei wir die Sensibilität der betreffenden Informationen und die potenziellen Risiken, die mit deren Verarbeitung verbunden sind, berücksichtigen. Wir setzen sämtliche adäquaten Mittel zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Datenresilienz ein. Wir sorgen dafür, dass die Daten in Informationssystemen mit einem angemessenen Sicherheitsniveau gespeichert werden, deren Zugang geschützt und eingeschränkt sowie protokolliert wird, und schließen überdies mit sämtlichen Personen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, strenge Vertraulichkeitsvereinbarungen ab.

Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeiter und Personen, die an der Datenverarbeitung beteiligt sind, sämtliche Datenschutzbestimmungen einhalten und sich verpflichten, die verarbeiteten Daten vertraulich zu behandeln. Ebenfalls stellen wir sicher, dass unsere Unterauftragnehmer und Partner die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten genauestens einhalten.

Wir speichern zu den oben genannten Zwecken in Übereinstimmung mit den geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften personenbezogene Daten.

Genealogische Daten (insbesondere Personenstands- und Kontaktdaten), die im Rahmen unserer Tätigkeiten im Bereich der Genealogie im Zusammenhang mit Erbschaften und der Suche nach Begünstigten von nicht in Anspruch genommenen Lebensversicherungspolicen und brachliegenden Bankkonten erhoben werden, können 75 Jahre nach Schließung der entsprechenden Akten aufbewahrt werden, um spätere Suchen im Rahmen eines neuen Mandats zu erleichtern. Diese Daten werden nicht verbreitet und einzig die Genealogen von COUTOT-ROEHRIG haben für Nachforschungszwecke Zugang.

Nach diesem Zeitraum hat jeder Bürger auf die von COUTOT-ROEHRIG gespeicherten Daten gemäß dem Gesetz Nr. 78-753 vom 17. Juli 1978, kodifiziert in Buch III des Gesetzes über die Beziehungen zwischen der Öffentlichkeit und der Verwaltung (CRPA) zur Einführung des Grundsatzes des freien Zugangs zu Verwaltungsdokumenten, Personenstandsabfrage, Zugriff. Die im Rahmen unserer Aktivitäten zur Datenzuverlässigkeit und -anreicherung erhobenen personenbezogenen Daten unterliegen einer maximalen Aufbewahrungsfrist von einem Jahr nach Schließung der Akte, bevor sie zu Prozesszwecken fünf Jahre lang in Zwischenarchiven aufbewahrt werden.

Gemäß dem geänderten französischen Gesetz zum Datenschutz vom 6. Januar 1978 und der europäischen Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten haben betroffene Personen das Recht auf Zugang und Berichtigung der sie betreffenden Daten sowie das Recht auf Widerspruch, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Übertragbarkeit und Löschung.

Die betroffenen Personen können ihre Rechte durch Einsenden eines entsprechenden Antrags zusammen mit einem Identitätsnachweis an folgende Adresse in Anspruch nehmen:

COUTOT ROEHRIG
Direction Organisation et Qualité
21 Boulevard Saint Germain
F – 75005 PARIS

Was die Daten der KFZ-Zulassungsstelle betrifft, so kann der Einzelne sein Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten direkt beim Innenministerium geltend machen: delegue-protection-donnees@interieur.gouv.fr. Gemäß Artikel R.330-11 des Straßenverkehrsgesetzes haben die Betroffenen das Recht, sich der Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu widersetzen, wenn diese für Umfragen und kommerzielle Zwecke verwendet werden sollen. Die betroffenen Personen von diesem Recht Gebrauch machen, indem Sie sich über das Internet direkt unter folgendem Link an das Innenministerium wenden: https//immatriculation.ants.gouv.fr, unter den Rubriken „Accéder à mon espace/Mon espace véhicule/Effectuer une nouvelle demande/Je souhaite faire une autre demande/signaler un changement sur ma situation personnelle/modifier mon droit d’opposition“. Bei Fragen zur Ausübung von Rechten oder zur Verarbeitung von Daten in diesem System können sich betroffene Personen per E-Mail unter folgendem Link an den Datenschutzbeauftragten des Innenministeriums wenden: delegue-protection-donnees@interieur.gouv.fr. Postanschrift: Ministère de l’Intérieur, A l’attention du délégué à la protection des données, Place Beauvau, F – 75800 Paris Cedex 08.

Betroffene Personen können ebenfalls, wenn sie dies für notwendig halten und nachdem sie sich mit uns in Verbindung gesetzt haben, sie sich bei der Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informations freiheit.

COUTOT-ROEHRIG hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der für weitere nützliche Informationen unter dpo@coutot-roehrig.com zu erreichen ist.

Wir behalten uns, insbesondere im Hinblick auf technologische, technische und rechtliche Entwicklungen, das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu ändern bzw. anzupassen. In diesem Fall alle relevanten Informationen auf unsere Website www.coutot-roehrig.com, wo die komplette, aktualisierte Version einsehbar ist, veröffentlicht.

COUTOT ROEHRIG hat seine Standorte in Paris und Lyon zur Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeitern und Eigentum unter Videoüberwachung gestellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt in berechtigtem Interesse, zumal auch Mitarbeiter und Besucher des Unternehmens gelegentlich gefilmt werden.

Im Falle eines Vorfalls können die Aufnahmen von autorisiertem Personal von COUTOT-ROEHRIG (IT-Abteilung oder Personalabteilung) und von der Polizei eingesehen werden.

Die Video-Aufnahmen werden maximal einen Monat lang gespeichert.

Im Falle eines Vorfalls, der die Sicherheit von Personen und Gütern betrifft, können die Videoüberwachungsbilder dennoch aus dem System extrahiert werden. Sie werden dann auf einem anderen Datenträger für die Zeit aufbewahrt, die für die Erledigung der mit diesem Vorfall verbundenen Verfahren erforderlich ist, und sind ausschließlich für die in diesem Zusammenhang befugten Personen zugänglich.

Die Rechte natürlicher Personen gelten in der gleichen Weise wie bei anderen Vorgängen der Datenverarbeitung auf der Grundlage des vorstehenden Artikels.

Siehe Website: Rechtliche Hinweise