Administratorem danych jest:

COUTOT-ROEHRIG SAS
21 boulevard St Germain   75005 PARIS
01 44 41 80 80

Gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe, które są niezbędne do realizacji powierzonych nam zadań w ramach naszej działalności w zakresie:

• Poszukiwania spadkobierców na wniosek zleceniodawcy
• Zarządzania spadkiem w charakterze pełnomocnika spadkobierców
• Poszukiwania beneficjentów niepodjętych kont i nieodebranych polis ubezpieczeniowych na życie na podstawie ustawy Eckerta[2]
• Kontroli dotyczących podziału spadku
• Ustalania pochodzenia własności pustostanów, których właściciel nie jest znany
• Wzbogacanie danych i kontrola ich wiarygodności

[2] Ustawa o nieaktywnych rachunkach bankowych i polisach ubezpieczeniowych na życie, zwana ustawą Eckerta, jest francuską ustawą uchwaloną w czerwcu 2014 r. Stanowi ona kontynuację rozpoczętej w 2008 r. kontroli państwa dotyczącej zarządzania nieaktywnymi rachunkami bankowymi.

Zgodnie z art. 6 RODO, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:

• Umów dotyczących ujawnienia spadków, aktywów lub potwierdzenia praw, pełnomocnictw do reprezentowania spadkobierców.
• Dążenia do realizacji naszych uzasadnionych interesów, które obejmują:
  • Wykonanie zlecenia otrzymanego od kancelarii notarialnej, banku, ubezpieczyciela lub innej osoby o bezpośrednim i uzasadnionym interesie.
  • Przechowywanie dowodów uregulowania sprawy spadkowej lub innych operacji związanych z regulacją sprawy spadkowej.
  • Zarządzanie bazami danych i archiwami na potrzeby badań genealogicznych.

W celu realizacji powierzonych nam zadań może zaistnieć potrzeba gromadzenia różnych kategorii danych osobowych dotyczących spadkobierców, ich rodzin i zleceniodawców. Dotyczy to następujących informacji:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe
• Dowód tożsamości
• Sytuacja rodzinna
• Pokrewieństwo ze spadkobiercą
• Stan cywilny (akty itp.)
• Elementy finansowe dotyczące rozliczenia (dane bankowe itp.)

Dane dotyczące stanu zdrowia w związku z ewentualną niepełnosprawnością przetwarzamy wyłącznie za uprzednią zgodą osoby zainteresowanej, gdy jest to konieczne do rozliczenia spadku w celu uwzględnienia odpowiednich ulg podatkowych.

Dane, które przetwarzamy, mogą być pobierane bezpośrednio od osoby, której one dotyczą, za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub naszej karty informacji o rodzinie

Gromadzenie danych odbywa się również pośrednio poprzez członków rodziny osoby, której dane dotyczą, którzy mogli wypełnić naszą kartę informacji o rodzinie lub poprzez nasze wewnętrzne bazy danych składające się ze swobodnie przekazywanych dokumentów administracyjnych, dokumentów legalnie uzyskanych od osób trzecich, w szczególności:

• Lokalne archiwa (rejestry stanu cywilnego, indeksy itp.);
• Bazy danych prasowych zawiadomień o zgonach;
• Dane o kredytach hipotecznych;
• Bazy danych francuskiego Państwowego Instytutu Statystyki i Badań Ekonomicznych (INSEE) dotyczące urodzeń i zgonów;
• Dokumenty dotyczące pokrewieństwa;
• Bazy danych powszechnych spisów ludności;
• Rejestry służby wojskowej;
• Rejestr (danych dotyczące spadku), tabele dziedziczenia;
• Książki telefoniczne;
• Stare spisy wyborców;
• Dane z ewidencji pojazdów.

COUTOT-ROEHRIG jest uprawniona (licencja nr 2019-165 z dnia 22 października 2019 r.) przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (art. L.330-5 kodeksu drogowego) i posiada z tego tytułu licencję upoważniającą ją do przetwarzania danych osobowych pochodzących od organów rejestracji pojazdów w celu prowadzenia badań i prospectingu handlowego.

W celu realizacji powyższych celów możemy udostępnić dane osobowe wyłącznie:

• Wewnętrznie: Współpracownikom, którzy są upoważnieni do przetwarzania danych osobowych i zobowiązani do zachowania poufności.
• Naszym podwykonawcom i zleceniodawcom, a mianowicie:
  • Partnerom, usługodawcom i podwykonawcom wykonującym działania w naszym imieniu, w szczególności przedstawicielom prowadzącym w naszym imieniu poszukiwania za granicą, prywatnym agentom zajmującym się poszukiwaniem i lokalizacją osób lub innym osobom trzecim mającym bezpośredni lub uzasadniony interes w identyfikacji spadkobierców lub uregulowaniu sprawy spadkowej.
  • Francuskiemu Państwowemu Instytutowi Statystyki i Badań Ekonomicznych w celu identyfikacji zgonów z Krajowego Rejestru Identyfikacji Osób Fizycznych.
  • Notariuszom, bankom i firmom ubezpieczeniowym, które udzielają nam zlecenia.
• Naszym dostawcom usług informatycznych: w razie konieczności (konserwacja, rozwiązywanie problemów).
• Ograniczonej liczbie osób trzecich:
  • Instytucjom publicznym na wniosek i na warunkach przewidzianych przez prawo.
  • Przedstawicielom zawodów regulowanych, takich jak prawnicy, notariusze czy audytorzy.

W ramach naszej działalności możemy być zobligowani do prowadzenia poszukiwań genealogicznych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Powoduje to czasem konieczność przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

• Jeżeli Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą, że poziom ochrony danych osobowych w danym kraju jest równoważny z poziomem ochrony w Europejskim Obszarze Gospodarczym, dane zostaną przekazane na tej podstawie. 
• Jeżeli poziom ochrony nie został uznany przez Komisję Europejską za odpowiedni, stosujemy u naszych stałych partnerów odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez standardowe klauzule umowne. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy o przesłanie nam pisemnej prośby. 
• W przypadku doraźnych komunikacji z naszymi partnerami, gdy jest to konieczne dla interesu osób, których poszukiwania genealogiczne dotyczą, przekazywanie danych może opierać się na art. 49.1 RODO dotyczącym odstępstw w szczególnych sytuacjach. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy o przesłanie nam pisemnej prośby.

COUTOT-ROEHRIG SAS, jako administrator danych, podejmuje wszelkie środki niezbędne do zachowania bezpieczeństwa i poufności danych, a w szczególności do niedopuszczenia do ich uszkodzenia lub udostępnienia nieupoważnionym osobom trzecim. W tym celu dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić fizyczne bezpieczeństwo budynków, w których znajdują się nasze systemy informatyczne.

Wdrażamy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe, biorąc pod uwagę wrażliwość informacji oraz potencjalne ryzyko związane z przetwarzaniem takich danych. Podejmujemy wszelkie działania mające na celu zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności danych. Dbamy o to, aby dane były przechowywane w systemach informatycznych o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, do których dostęp jest chroniony, ograniczony i rejestrowany, a także zawieramy umowy o ścisłej poufności ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w przetwarzanie danych w naszym imieniu.

Dbamy o to, aby wszyscy pracownicy i osoby zaangażowane w przetwarzanie danych przestrzegali wszystkich zasad dotyczących ochrony danych i zobowiązali się do zachowania poufności przetwarzanych danych. Troszczymy się również o to, aby nasi podwykonawcy i partnerzy przestrzegali przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Dla celów określonych powyżej przechowujemy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacyjnymi.

Dane genealogiczne (w szczególności stan cywilny i dane kontaktowe) zgromadzone w ramach naszych działań związanych z genealogią spadkową oraz poszukiwaniem beneficjentów nieodebranych polis ubezpieczeniowych na życie i niepodjętych kont bankowych mogą być przechowywane przez 75 lat po zamknięciu związanych z nimi spraw w celu ułatwienia późniejszych poszukiwań związanych z nowym zleceniem. Dane te nie są rozpowszechniane; dostęp do nich mają jedynie genealodzy-badacze firmy COUTOT-ROEHRIG w celu prowadzenia swoich badań.

Po upływie tego okresu, dane przechowywane przez COUTOT-ROEHRIG stają się dostępne dla każdego obywatela poprzez konsultację stanu cywilnego, zgodnie z ustawą nr 78-753 z dnia 17 lipca 1978 r., skodyfikowaną w księdze III kodeksu stosunków między społeczeństwem a administracją (CRPA), ustanawiającą zasadę swobodnego dostępu do dokumentów administracyjnych.

Dane osobowe zgromadzone w ramach naszych działań związanych z potwierdzaniem wiarygodności i wzbogacaniem danych podlegają maksymalnemu okresowi przechowywania wynoszącemu jeden rok po zamknięciu sprawy, a następnie są archiwizowane przez pięć lat w archiwach pośrednich do celów postępowania sądowego.

Zgodnie z nowelizacją francuskiej ustawy o ochronie danych z dnia 6 stycznia 1978 r. oraz Rozporządzeniem Europejskim 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, jednostki mają prawo dostępu do dotyczących ich informacji i ich poprawiania, a także prawo do zgłaszania sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz ich usunięcia w zakresie dopuszczonym przez Rozporządzenie Europejskie.

Można skorzystać z wszystkich wyżej wymienionych praw, wysyłając pismo, wraz z dowodem tożsamości, na adres:

COUTOT ROEHRIG
Direction Organisation et Qualité
21 Boulevard Saint Germain
75005 PARIS

W odniesieniu do danych pochodzących od organów rejestracji pojazdów, każda osoba może skorzystać ze swojego prawa dostępu do danych osobowych, kontaktując się z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych: delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr. Zgodnie z artykułem R.330-11 francuskiego kodeksu drogowego, osoby zainteresowane mają prawo sprzeciwić się przekazywaniu ich danych osobowych osobom trzecim, w celu ich ponownego wykorzystania do badań i prospectingu handlowego. Z prawa tego można skorzystać, kontaktując się z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych drogą elektroniczną pod adresem: https//immatriculation.ants.gouv.fr, sekcje « Accéder à mon espace/Mon espace véhicule/Effectuer une nouvelle demande/Je souhaite faire une autre demande/signaler un changement sur ma situation personnelle/modifier mon droit d’opposition ». We wszystkich sprawach związanych z korzystaniem z praw lub z przetwarzaniem danych w tym systemie można kontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych pod następującym adresem: E-mail: delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr ; Droga pocztowa: Ministère de l’Intérieur, A l’attention du délégué à la protection des données, Place Beauvau 75800 Paris Cedex 08.

Jeśli uważają Państwo, że ich prawa nie są przestrzegane, mogą Państwo złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Firma COUTOT-ROEHRIG wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pod adresem dpo[at]coutot-roehrig.com w celu uzyskania wszelkich przydatnych informacji.

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany lub dostosowania naszych środków bezpieczeństwa i ochrony danych, w szczególności ze względu na rozwój technologiczny, techniczny lub zmiany regulacyjne. Użytkownicy będą informowani za pośrednictwem naszej strony internetowej  www.coutot-roehrig.com i będą mogli bezpośrednio zapoznać się z najnowszą wersją.

Firma COUTOT ROEHRIG objęła swoje siedziby w Paryżu i Lyonie nadzorem wideo w celu zapewnienia bezpieczeństwa personelu i mienia. Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes. Istnieje prawdopodobieństwo, że również pracownicy i goście firmy mogą być czasem filmowani.

W razie incydentu, nagrania mogą być przeglądane przez upoważniony personel firmy COUTOT-ROEHRIG (dział informatyczny lub dział zasobów ludzkich) oraz przez służby porządkowe.

Nagrania są przechowywane przez okres maksymalnie jednego miesiąca.

W przypadku incydentu związanego z bezpieczeństwem osób i mienia, obrazy z monitoringu mogą jednak zostać wyodrębnione z systemu. Są one następnie przechowywane na innym nośniku przez czas potrzebny do zakończenia procedur związanych z tym incydentem i są one dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych w tym zakresie.

Prawa jednostek są realizowane w taki sam sposób jak inne operacje przetwarzania danych na podstawie poprzedniego artykułu.

Zapoznaj się ze stroną Polityka plików cookie (UE)